2. Nie każda kontrola naprawdę kontroluje

Kontrole wewnętrzne rzadko budzą emocje. Dopóki działają, mało kto zwraca na nie uwagę. Z perspektywy biegłego rewidenta właśnie wtedy warto zadać pytanie, które pozornie wydaje się bardzo proste: czy ta kontrola rzeczywiście działa, czy jedynie sprawia takie wrażenie? I jeszcze jedno – jaki jest dowód na jej efektywność?

Korzyści

Dowiesz się, jak ocenić, czy kontrola wewnętrzna rzeczywiście ogranicza ryzyko, czy istnieje jedynie na papierze.
Sprawdzisz, dlaczego podpis, procedura lub lista kontrolna nie są jeszcze dowodem skutecznej kontroli.
Poznasz najczęstsze zagrożenia wynikające z rutynowego wykonywania czynności kontrolnych.
Dowiesz się, dlaczego zaufanie do pracowników nie powinno oznaczać rezygnacji z weryfikacji.
Sprawdzisz, po czym rozpoznać dobrze zaprojektowany system kontroli wewnętrznej.

Obserwując dziesiątki, a czasem setki przedsiębiorstw i sprawozdań finansowych biegły rewident zaczyna dostrzegać pewną prawidłowość. W wielu przedsiębiorstwach kontrole istnieją. Są opisane w procedurach, wpisane do regulaminów i przypisane konkretnym osobom. Problem w tym, że samo istnienie kontroli nie oznacza jeszcze, że spełnia ona swoją funkcję.

Podczas audytu rzadko pytamy, czy dana kontrola została wykonana. Znacznie częściej próbujemy zrozumieć, na czym właściwie polega i jaką daje korzyść organizacji.

Czy ktoś rzeczywiście analizuje raport przed jego zatwierdzeniem?

Czy weryfikacja paczki faktur oznacza sprawdzenie ich zgodności z dokumentami źródłowymi, czy jedynie porównanie sumy na dole strony?

Czy podpis pod dokumentem jest potwierdzeniem wykonanych czynności, czy tylko dowodem, że dokument przeszedł przez kolejne biurko?

To subtelne różnice. Ale właśnie one bardzo często decydują o skuteczności całego systemu kontroli.

Kontrola ma swój cel

Każda kontrola pojawiła się w organizacji z jakiegoś powodu. Czasem była odpowiedzią na błąd, który kiedyś już wystąpił. Czasem wynikała z nowych przepisów. Innym razem miała ograniczyć ryzyko nadużyć albo zwykłych pomyłek.

Dobrze zaprojektowana kontrola nigdy nie jest celem samym w sobie. Jest odpowiedzią na konkretne ryzyko.

Dlatego podczas audytu równie ważne jak pytanie „jak działa kontrola?” jest pytanie „przed czym ma chronić?”.

Jeżeli nikt nie potrafi już na nie odpowiedzieć, warto zastanowić się, czy kontrola nadal spełnia swoją rolę.

Brak problemów potrafi uśpić nawet najlepszy proces

Paradoks polega na tym, że największym zagrożeniem dla kontroli bardzo często nie jest brak zaangażowania pracowników.

Jest nim… wieloletni brak problemów.

Jeżeli przez kilka lat nic złego się nie wydarzyło, łatwo dojść do wniosku, że wszystko działa idealnie. Weryfikacja zaczyna zajmować coraz mniej czasu. Kolejne raporty wyglądają podobnie. Podpis pojawia się niemal automatycznie.

A przecież właśnie wtedy kontrola zaczyna stopniowo tracić swoją wartość.

Nie dlatego, że ktoś działa w złej wierze.

Dlatego, że rutyna potrafi uśpić nawet najlepiej zaprojektowany proces.

Zaufanie nie wyklucza weryfikacji

Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów jest:

– Przecież ufamy naszym pracownikom.

I bardzo dobrze. Zaufanie buduje relacje. Kontrola chroni organizację. Jedno nie wyklucza drugiego.

Dobrze funkcjonująca kontrola wewnętrzna nigdy nie jest wyrazem braku zaufania. Jest elementem odpowiedzialnego zarządzania organizacją.

Ludzie popełniają błędy. Systemy czasami zawodzą. Zdarzają się nieporozumienia, pośpiech i zwykłe przeoczenia.

Kontrola nie istnieje dlatego, że ktoś może chcieć zrobić coś niewłaściwego – istnieje dlatego, że nawet najlepszym specjalistom zdarzają się pomyłki.

Dobra kontrola czasem przeszkadza

To chyba najbardziej niedoceniana cecha dobrze działających kontroli – one nie zawsze przyspieszają pracę. Czasami ją zatrzymują, proszą o dodatkowe wyjaśnienia, wymagają uzupełnienia dokumentów, nie pozwalają zatwierdzić transakcji albo każą jeszcze raz policzyć.

I właśnie wtedy spełniają swoją rolę.

Bo dobra kontrola nie ma potwierdzać, że wszystko przebiega zgodnie z planem, ale ma zauważyć moment, w którym coś przestaje się zgadzać.

Podczas audytu nie szukamy kontroli po to, żeby odhaczyć ich obecność na liście Znacznie bardziej interesuje nas chwila, w której kontrola ma odwagę powiedzieć: „Zatrzymajmy się. Sprawdźmy to jeszcze raz” albo „Hej, to jest przecież niepoprawnie, proszę wprowadzić zmiany i wrócić do ponownego sprawdzenia”.

Bo kontrola nie jest wartościowa dlatego, że istnieje. Jest wartościowa wtedy, gdy naprawdę kontroluje.