KSeF a korekty i uznania reklamacyjne – nowe zasady gry

To fundamentalna zmiana. Nie ma już not korygujących, bo system KSeF nie przewiduje ich obsługi w postaci ustrukturyzowanej, a tylko takie faktury trafiają do rejestru. W praktyce oznacza to, że jeśli jednostka zobaczy błąd w fakturze wysłanej do KSeF, nie może go „naprawić” na szybko przez notatkę czy e-mail. Musi wystawić fakturę korygującą, powiązać ją z fakturą pierwotną i przesłać przez system w takiej samej strukturze FA(3), jak każda inna e-faktura.

Wielu przedsiębiorców obawia się, czy korekta w KSeF równa się automatycznemu uznaniu reklamacyjnemu przez klienta. Odpowiedź jest prosta: nie. Faktura korygująca zarejestrowana w systemie formalnie koryguje dokument, ale nie oznacza automatycznej zgody kontrahenta na treść tej korekty. Jeżeli klient nie zgadza się z jej treścią lub wysokością, spór nie znika automatycznie po wysłaniu dokumentu do KSeF, wciąż może być przedmiotem negocjacji i ustaleń między stronami. System jedynie formalizuje fakt, że korekta istnieje i została poprawnie powiązana z pierwotną fakturą, a to samo w sobie nie rozstrzyga sporów handlowych.

Co więcej, jeśli korekta dotyczy błędu formalnego, takiego jak niewłaściwy NIP nabywcy, proces staje się jeszcze bardziej złożony. Ministerstwo Finansów i eksperci podkreślają, że taka korekta może wymagać najpierw wystawienia faktury korygującej „do zera”, a następnie nowej faktury z prawidłowymi danymi – i wszystko to musi być widoczne w KSeF. W ten sposób system weryfikuje poprawność danych i zabezpiecza nabywcę przed błędami podatkowymi, ale jednocześnie wymaga od sprzedawcy większej dyscypliny proceduralnej.

Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że organizacje nie tylko muszą umieć technicznie wystawić korektę, ale też muszą mieć procedurę wewnętrzną: kto przygotowuje korektę, kto uzgadnia ją z klientem przed wysłaniem do KSeF i jak dokumentować cały proces. W wielu jednostkach może to spowodować konieczność zmian w systemach ERP i sposobie komunikacji wewnętrznej.

Wreszcie warto pamiętać o konsekwencjach podatkowych. Korekta w KSeF ma wpływ na rozliczenia VAT. Jej skutki podatkowe wiążą się z okresem rozliczeniowym, w którym faktura korygująca otrzyma numer od systemu. Innymi słowy, nie tylko formalnie „korygujesz błędny dokument”, ale też realnie wpływasz na wysokość podstawy opodatkowania w danym okresie, co wymaga ścisłego dostosowania procedur księgowych i rozliczeń.

Podsumowując: KSeF formalizuje korekty i eliminuje uproszczenia, których wielu przedsiębiorców używało przez lata. Z jednej strony daje jasne reguły, korekta to faktura korygująca w systemie, powiązana z dokumentem pierwotnym i rozliczana jako część procesu księgowania. Z drugiej strony nie rozstrzyga sporów między stronami, to nadal biznes musi zadbać o porozumienie z klientem i odpowiednie procedury wewnętrzne. A to oznacza, że jednostki, które dziś przygotują się nie tylko technicznie, ale i organizacyjnie, zyskają lepszą kontrolę nad procesami reklamacyjnymi i finansowymi w nowej erze e-fakturowania.