Od 5 marca 2026 r. przestała obowiązywać tzw. specustawa ukraińska. W jej miejsce wchodzi jednolity system ochrony czasowej. Jeśli zatrudniasz obywateli Ukrainy lub innych cudzoziemców objętych ochroną, musisz sprawdzić, na jakiej podstawie ich pobyt i praca będą legalne po zmianie przepisów oraz jak prawidłowo zweryfikować ich dokumenty.

Korzyści

Dowiesz się, jakie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców już obowiązują.
Sprawdzisz, jakie dokumenty są wymagane w nowym systemie.
Poznasz zasady legalnego zatrudniania pracowników z zagranicy.
Zrozumiesz, jak uniknąć błędów formalnych i kar.
Nauczysz się prawidłowo weryfikować status pracownika.

Nowe przepisy wygaszają rozwiązania z ustawy z 12 marca 2022 r., które tworzyły uproszczony system dla obywateli Ukrainy. Zamiast tego wprowadzono jednolity model ochrony czasowej oparty na ustawie z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony w Polsce.

Ochrona ta może być stosowana wobec cudzoziemców, którzy opuścili swoje państwo z powodu m.in.:

obcej inwazji,
wojny domowej,
konfliktów etnicznych,
poważnych naruszeń praw człowieka.

W praktyce oznacza to odejście od specjalnych przepisów dla jednego kraju i wprowadzenie uniwersalnego mechanizmu ochrony czasowej, który może być zastosowany także w przypadku innych konfliktów.

Dokumenty potwierdzające legalny pobyt

Najważniejsze rozwiązania znane pracodawcom pozostają w systemie:

PESEL UKR nadal potwierdza legalny pobyt osoby objętej ochroną czasową,
papierowe zaświadczenia mają zostać zastąpione elektroniczną kartą DIIA,
tożsamość i status pobytowy będzie można potwierdzać również w aplikacji mObywatel.

Zmiany mają przede wszystkim uprościć procedury i ułatwić pracodawcom weryfikację uprawnień do pracy.

Polski ustawodawca wyraźnie wskazuje, że celem zmian jest pełne i kompleksowe wdrożenie dyrektywy Rady 2001/55/WE, dotyczącej minimalnych standardów przyznawania ochrony czasowej w razie masowego napływu wysiedleńców.

Nowy model ma zapewnić, że w przypadku wybuchu innego konfliktu zbrojnego i wydania przez Radę UE decyzji o uruchomieniu ochrony czasowej nie będzie konieczne uchwalanie kolejnej specustawy. Mechanizm ma działać automatycznie w ramach obowiązującej ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony.

Jak zatrudniać cudzoziemców od 5 marca 2026 r. – instrukcja w trzech krokach
1. Sprawdź podstawę legalnego pobytu pracownika	Od 5 marca 2026 r. ochrona czasowa będzie udzielana na podstawie ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony. Przy zatrudnianiu cudzoziemca musisz więc upewnić się, że jego pobyt jest objęty ochroną czasową w nowym systemie.
2. Weryfikuj status pracownika przez PESEL UKR lub dokument elektroniczny	Legalność pobytu nadal możesz potwierdzić na podstawie numeru PESEL ze statusem UKR. Dodatkowo możliwe będzie potwierdzanie dokumentów elektronicznie – np. poprzez kartę DIIA w aplikacji mObywatel.
3. Pamiętaj o okresie obowiązywania ochrony czasowej	Zgodnie z decyzją Rady UE ochrona czasowa obowiązuje obecnie do 4 marca 2027 r., co oznacza, że w tym okresie możesz nadal legalnie zatrudniać osoby nią objęte – jeśli spełniają wymagania wynikające z nowych przepisów.

Podstawa prawna:

Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 203).

Autor:

Renata Kajewska specjalista ds. wynagrodzeń

Autor: Renata Kajewska

Renata Kajewska - redaktor publikacji kadrowo-płacowych od 22 lat, absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim i studiów podyplomowych z zakresu prawa pracy na Uniwerytecie Warszawskim, absolwentka studiów podyplomowych z zakresu zarządzania w kulturze w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie