Jak prawidłowo ująć w księgach rachunkowych błędy z lat ubiegłych?

Odpowiedź: Jednostka postąpiła prawidłowo, ujmując błędy lat poprzednich na koncie wyników z lat poprzednich, pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. Po pierwsze, błędy muszą dotyczyć lat poprzednich, a nie bieżącego roku obrotowego. Po drugie, nie może być możliwe odtworzenie szczegółowych zapisów i ustalenie konkretnych okresów powstania błędów. Po trzecie, błędy zostały wykryte po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych za lata, których dotyczą. Po czwarte, korekta została odpowiednio udokumentowana poprzez protokół z inwentaryzacji oraz noty księgowe. Po piąte, wpływ na sprawozdanie finansowe został ujawniony w informacji dodatkowej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jeżeli w jednostce nastąpiło wykrycie nieprawidłowości dotyczących lat poprzednich, poprawienia tych błędów dokonuje się poprzez korektę kapitału własnego, z wyjątkiem sytuacji gdy błąd jest istotny i dotyczy lat poprzednich, wówczas należy skorygować dane porównawcze. Zasada ta oznacza, że błędy lat poprzednich nie wpływają na wynik finansowy roku bieżącego, a korekty ujmuje się bezpośrednio w kapitale własnym poprzez odniesienie na wynik z lat poprzednich.

Zgodnie z postanowieniami Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 dotyczącego zmian zasad rachunkowości, wartości szacunkowych oraz poprawiania błędów, błędy podstawowe dotyczące lat ubiegłych koryguje się przez odniesienie skutków finansowych tych błędów na kapitał własny, to jest na wynik finansowy z lat ubiegłych lub inny odpowiedni składnik kapitału.

Standard definiuje błąd podstawowy jako błąd wynikający z nieprawidłowego zastosowania zasad rachunkowości, błąd arytmetyczny lub rachunkowy albo pominięcie lub błędną interpretację faktów.

W analizowanej sytuacji różnica po stronie Ma na plus oznacza, że wartość bilansowa środków trwałych była zawyżona lub umorzenie było zaniżone. Prawidłowe zapisy korygujące powinny zatem obciążać:

• Wn konto 820 „Wynik finansowy z lat poprzednich” oraz
• Ma konto 011 „Środki trwałe” lub 013 „Środki trwałe w użytkowaniu”,

w przypadku gdy chodziło o likwidację środków trwałych, które faktycznie nie istniały, ale były wykazane w księgach.

Alternatywnie, gdy błąd dotyczył zaniżonego umorzenia środków trwałych, prawidłowy zapis to obciążenie konta 820 „Wynik finansowy z lat poprzednich” i uznanie konta 071 „Umorzenie środków trwałych”. W praktyce często stosuje się kompleksową korektę netto po uzgodnieniu, korygując jednocześnie zarówno wartość początkową, jak i umorzenie środków trwałych.

Skutek księgowy takiego ujęcia polega na zmniejszeniu wyniku z lat poprzednich poprzez obciążenie konta 820. Prowadzi to do zmniejszenia kapitału własnego o wartość błędu, przy jednoczesnym braku wpływu na wynik finansowy roku bieżącego. Jest to kluczowa cecha prawidłowego ujęcia błędów lat poprzednich, ponieważ wynik roku bieżącego powinien odzwierciedlać wyłącznie operacje gospodarcze tego roku, a nie korygować błędy z przeszłości.