Odpowiedź: W przypadku odpłatnego udostępnienia samochodu organizacji nie mamy do czynienia z umową użyczenia (która z definicji Kodeksu cywilnego jest nieodpłatna), lecz z umową najmu.
Jak najlepiej rozliczyć używanie prywatnego samochodu prezesa – umowa najmu vs. użyczenia?
Pytanie: Prezes (otrzymujący już wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu) zamierza udostępnić swój prywatny samochód osobowy na potrzeby organizacji. Jakie są konsekwencje podatkowe w dwóch przypadkach: odpłatne użyczenie (de facto najem): organizacja płaci prezesowi czynsz, a następnie odlicza 50% VAT i 75% kosztów uzyskania przychodu (KUP) z faktur za paliwo i naprawy. Czy prezes ma przychód tylko z tytułu użyczenia i w jakiej formie ma go opodatkować (np. jako najem i PIT-28)? Nieodpłatne użyczenie: organizacja nie płaci czynszu, księguje wydatki eksploatacyjne (75% KUP i 50% VAT). Czy jednostka ma wówczas nieujawniony przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia (i w jakiej wysokości), a prezes nie ma przychodu?
Skutki dla prezesa (wynajmującego)
Przychód prezesa z tytułu otrzymywanego czynszu z najmu stanowi źródło przychodów, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT. Przychód ten jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka ryczałtu wynosi 8,5% przychodów do kwoty 100.000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.
Prezes jest zobowiązany obliczać i wpłacać ryczałt na rachunek urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca, a po zakończeniu roku złożyć zeznanie PIT-28.
Skutki dla spółki (najemcy)
Czynsz za najem stanowi dla spółki koszt uzyskania przychodów (KUP). Prezes i organizacja są podmiotami powiązanymi w rozumieniu ustawy o CIT. W związku z tym ustalony czynsz z tytułu najmu powinien być rynkowy, odpowiadając warunkom, jakie ustaliłyby podmioty niepowiązane. Wydatki eksploatacyjne (paliwo, naprawy) związane z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności gospodarczej podlegają ograniczeniu w zakresie KUP do 75%. Odliczenie VAT jest standardowo ograniczone do 50%.
Używanie nieodpłatne (umowa użyczenia)
Umowa użyczenia jest zdefiniowana w Kodeksie cywilnym jako umowa bezpłatna, na mocy której użyczający zezwala biorącemu na bezpłatne używanie rzeczy. Zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej (np. paliwo) ponosi biorący do używania.
Skutki dla prezesa (użyczającego)
Po stronie prezesa (użyczającego) nie powstaje przychód, gdyż świadczenie ma charakter nieodpłatny.
Skutki dla organizacji (biorącego do używania)
Dla spółki powstaje przychód podatkowy z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jest to konsekwencja art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, który zalicza do przychodów wartość nieodpłatnych świadczeń, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu.
Wartość tego przychodu jest ustalana w wysokości rynkowej czynszu, który spółka musiałaby zapłacić za odpłatny najem tego samochodu od podmiotu niepowiązanego. Należy zweryfikować komercyjne ceny najmu podobnych samochodów. W transakcjach między podmiotami powiązanymi warunki powinny być ustalone na zasadach rynkowych.
Wydatki eksploatacyjne (paliwo, naprawy) poniesione przez spółkę stanowią KUP zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ale podlegają ograniczeniu do 75% na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.
Należy formalnie zaznaczyć w umowie użyczenia, że to spółka ponosi koszty eksploatacji pojazdu.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1a, art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a, art. 21 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 843),
- art. 11a ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 278).
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
Nr 298 Styczeń 2026 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
