Odpowiedź: Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. wymaga odwzorowania cyfrowego (np. zeskanowania) każdego dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Następnie pracodawca musi opatrzyć każdy e-dokument (np. skanu) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeden ze znaków jest wystarczający.
Jak właściwie wprowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą?
Pytanie: Chciałabym założyć teczki elektroniczne w programie i zrezygnować z wersji papierowej. Co powinnam zrobić z teczkami osobowymi w formie papierowej, które przeniosę już do programu? W jaki sposób podpisać (uwiarygodnić) dokumenty w formie pdf (skany dokumentów z teczki pracownika w programie kadrowym)? Czy sam podpis kwalifikowany osoby upoważnionej (kadrowej) wystarczy? Czy potrzebna jest pieczęć kwalifikowana?
W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma moc własnoręcznego podpisu. E-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznym na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej eIDAS).
Jeśli pracodawca skorzysta z możliwości przejścia z papierowej na elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej (i odwrotnie), ma obowiązek poinformowania pracowników o dokonanej zmianie. Realizacja tego obowiązku następuje poprzez przekazanie zatrudnionym informacji o:
zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.
Pobierz wzory dokumentów z portalngo.pl z zakładki Dokumenty
Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej
Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej i zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przekazywana byłym pracownikom
Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej
Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej
Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej
Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej
Informacja o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przekazywana pracownikomPracodawca powiadamia również byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia. Jeśli pracownik nie odbierze poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od zawiadomienia, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać tej dokumentacji.
Podstawa prawna:
art. 94 pkt 9b, art. 948 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 1510),
§ 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 ze zm.),
§ 9–10, § 12 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.).
Podobne artykuły
Zobacz również
Nasz magazyn Pokaż listę wydań »
nr 284 kwiecień 2025
Dostępny w wersji elektronicznej
Zapisz się na bezpłatny newsletter
