Ludzie świata finansów potrafią wskazać dwa sposoby patrzenia na czas i konsekwencje zdarzeń gospodarczych. Pierwszy jest bardzo prosty: coś się wydarzyło, ktoś zapłacił, pieniądze wpłynęły na konto albo z niego wypłynęły. Sprawa zamknięta. Drugi jest sposób nieco bardziej wymagający. Zamiast pytać „kiedy zapłacono?”, zadaje zupełnie inne pytanie: „którego okresu to naprawdę dotyczy?” I właśnie od tego momentu zaczyna się rachunkowość.

Korzyści

Zobacz, dlaczego o momencie ujęcia operacji w księgach nie zawsze decyduje data faktury, zapłaty lub wpływu pieniędzy.
Sprawdź, do którego okresu sprawozdawczego należy przypisać koszt albo przychód dotyczący zdarzeń na przełomie roku.
Poznaj, przykłady wydatków i przychodów, które należy rozliczać w czasie, takich jak polisy, abonamenty oraz usługi świadczone przez kilka miesięcy.
Dowiedz się, jak stosowanie zasady memoriałowej pozwala rzetelniej przedstawić wynik finansowy i rzeczywisty przebieg działalności organizacji.

Pieniądze lubią kalendarz. Rachunkowość trochę mniej

Podczas badania sprawozdań finansowych zdarzają się rozmowy, które dla nieprawnego oka wydają się całkowicie nielogiczne.

– Fakturę otrzymali Państwo w styczniu?

– Zgadza się.

– I została już opłacona?

– Owszem, również w styczniu.

– Ale koszt dotyczy grudnia?

– Tak.

– Czyli ujmujemy go w poprzednim roku.

Dla osoby spoza finansów brzmi to jak próba oszukania kalendarza. Przecież skoro faktura została wystawiona w styczniu i do tego pieniądze również wypłynęły w styczniu, to dlaczego koszt pojawia się w grudniu?

Odpowiedź jest zaskakująco prosta. Bo rachunkowość nie opisuje przepływu pieniędzy. Opisuje działalność gospodarczą. Rok obrotowy nie kończy wszystkich historii, on tylko dodaje pikanterii rozważaniom o wynikach finansowych i rozrachunkach z kontrahentami.

31 grudnia jest wyjątkową datą

Nie dlatego, że firmy właśnie tego dnia kończą pracę. Większość z nich następnego ranka działa dokładnie tak samo – no może nie dosłownie „działa”, bo większość 1 stycznia odsypia sylwestra. W samej działalności jednak bardzo rzadko cokolwiek się zmienia, ale… zmienia się coś znacznie mniej widocznego – kończy się okres sprawozdawczy, a to oznacza, że wszystkie zdarzenia trzeba przyporządkować do właściwego roku.

Nie tego, w którym wystawiono fakturę.

Nie tego, w którym wykonano przelew.

Tylko tego, którego naprawdę dotyczą.

Koszty mają swoją cierpliwość

To chyba jedna z bardziej niezwykłych cech rachunkowości. Niektóre wydatki potrafią czekać – kupiona polisa ubezpieczeniowa nie staje się od razu kosztem całego roku, maszyna nie zużywa się pierwszego dnia po zakupie, abonament zapłacony z góry nie przestaje istnieć tylko dlatego, że pieniądze opuściły już rachunek bankowy.

Rachunkowość patrzy na to spokojniej – rozkłada koszty w czasie, pozwala im dojrzewać razem z działalnością, której służą.

Przychody też nie lubią pośpiechu

Podobnie jest z przychodami. Samo wystawienie faktury nie zawsze oznacza jeszcze, że wszystko zostało wykonane.

Czasem usługa będzie świadczona przez kolejne miesiące.

Czasem kontrakt jest długoterminową inwestycją i dopiero się rozpoczyna.

Czasem klient zapłacił z góry za coś, co dopiero nastąpi.

W takich sytuacjach rachunkowość zachowuje się trochę jak cierpliwy kronikarz – nie zapisuje wszystkiego od razu. Czeka, aż zdarzenie naprawdę stanie się częścią historii danego okresu.

Audytor rzadko pyta o datę przelewu

Wbrew pozorom podczas audytu znacznie częściej pada inne pytanie.

– Czego właściwie dotyczy ten koszt?

Albo:

– Kiedy wykonano usługę?

To pozornie drobna różnica, bo data płatności jest faktem, natomiast przypisanie kosztu lub przychodu do odpowiedniego okresu wymaga już zrozumienia całego zdarzenia i jego konsekwencji.

I właśnie dlatego rachunkowość jest znacznie bliżej ekonomii niż wyciągu bankowego.

A na koniec – dobra wiadomość

Można odnieść wrażenie, że rachunkowość czasem komplikuje rzeczy, które mogłyby być bardzo proste. Wystarczyłoby przecież zapisać wszystko wtedy, gdy pieniądze zmieniły właściciela.

Tylko że wtedy znacznie trudniej byłoby odpowiedzieć na najważniejsze pytanie: Jak naprawdę wyglądał ten rok?

Bo rok działalności firmy nie składa się z przelewów, składa się z decyzji, wykonanej pracy, sprzedanych produktów, wykorzystanych zasobów i zobowiązań, które powstały niezależnie od tego, kiedy ktoś nacisnął przycisk „wyślij przelew”.

I być może właśnie dlatego w rachunkowości czas płynie trochę inaczej.

Nie od płatności do płatności.

Tylko od zdarzenia do zdarzenia.

I na tym polega jedna z kluczowych zasad rachunkowości – zasada memoriałowa.

Wyszukaj na stronie: