Jakie skutki podatkowe wynikają z zakupu upominków dla pracowników ze środków obrotowych?

Odpowiedź: Zatrudnieni, którzy zostali obdarowani przez pracodawcę paczkami czy też innymi upominkami z okazji świąt, uzyskują z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Do tego rodzaju przychodów zalicza się m.in. wartość przekazanych im nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W przypadku gdy upominki dla pracowników finansowane są ze środków obrotowych jednostki, upominki te dla pracowników będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu.

Pracodawca powinien doliczyć wartość takiego prezentu do przychodu pracownika ze stosunku pracy i pobrać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy.

Kwotę pobranej zaliczki pracodawca powinien przekazać na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę.

Zaliczki pobrane z tego tytułu zostaną również wykazane przez pracodawcę w wystawianych przez niego po zakończeniu roku podatkowego deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.

Przepisy również jasno określają, że wartość przyznanych zatrudnionemu lub zleceniobiorcom świadczeń, które zostały sfinansowane w całości ze środków obrotowych przedsiębiorcy, należy wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS. Sytuacja ta dotyczy zarówno świadczeń pieniężnych, jak i niepieniężnych, takich jak choćby upominków materialnych.

W ostatnim czasie pojawiają się interpretacje podatkowe, w których organy podatkowe stają na stanowisku, że przekazanie pracownikom prezentów świątecznych może być opodatkowane podatkiem od spadków i darowizn pod pewnymi warunkami. Poniżej opiszę te warunki do rozważenia przez Państwa, czy taka sytuacja mogła mieć miejsce w Państwa firmie.

W sytuacji gdy wartość przekazanych pracownikom upominków, paczek, bonów czy talonów, których otrzymanie nie było uzależnione od wyników pracy, nie stanowiło dodatkowej formy wynagrodzenia, do którego wypłacenia pracodawca był zobowiązany na podstawie umowy zawartej z pracownikiem czy zleceniobiorcą bądź innego dokumentu oraz nie wiązało się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika, takie świadczenie może podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.

Takie stanowisko potwierdził m.in. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 24 lutego 2023 r., nr 0114-KDIP3–2.4011.16.2023.1.JM. W tej sprawie pracodawca przekazał swoim pracownikom bony do wykorzystania w sklepie internetowym. Przekazanie bonów nie zależało od osiąganych wyników w pracy, nie wiązało się z żadnym świadczeniem wzajemnym ze strony pracowników. Co istotne, pracownicy nie byli zobowiązani do przyjęcia tego bonu podarunkowego ani do jego wykorzystania.

W takiej sytuacji wartość, w tym przypadku bonów, nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o PIT ani nie będzie podlegać składkom ZUS. Darowizna od pracodawcy może rodzić potrzebę zapłaty podatku przez pracownika. Obowiązek podatkowy u pracownika wystąpi, jeżeli łączna wartość darowizn od pracodawcy przekroczy 5.733 zł w okresie 5 lat. Pracodawcy muszą pamiętać, że darowizn przekazanych dla pracowników nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP).