Jak zaksięgować zapłatę za wydatek organizacji z prywatnego konta?

Odpowiedź: Organizacja i jej prezes to dwa oddzielne podmioty, zatem w przypadku gdy zdarzy się zapłata z konta prywatnego prezesa za zakupy firmowe, to trzeba mieć na uwadze, że księgowo spółka ma wobec prezesa zobowiązanie za krótkoterminowe finansowanie/pożyczkę. Powinna więc opisać fakturę (np. opłacona przez prezesa do zwrotu, data przelewu) i odpowiednio ją zaksięgować, następnie może dokonać przelewu na prywatne konto prezesa tytułem zwrotu za fakturę nr.

W przypadku zapłaty za fakturę z prywatnego konta prezesa należy tę operację udokumentować i wyjaśnić w księgach rachunkowych organizacji, a także na odpowiednim rachunku bankowym. Istotne jest to, aby nie traktować tego jako operacji prywatnej, lecz jako finansowanie organizacji, w tym przypadku – przez członka zarządu.

W sporządzonej nocie księgowej należy wskazać, że zapłata za fakturę została dokonana przez osobę prywatną (prezesa), a następnie ujęć tę kwotę jako zobowiązanie spółki wobec tej osoby. W praktyce jest to forma pożyczki udzielonej spółce, którą należy rozliczyć.

Księgowo można rozliczyć koszt i zamknąć zobowiązania wobec dostawcy, tworząc jednocześnie zobowiązanie wobec członka zarządu do późniejszej spłaty. Taką operację w księgach rachunkowych można zaksięgować jako koszt związany z wartością transakcji. Księgowania będą przebiegać następująco:

1. 1) Księgowanie kosztu związanego z fakturą (np. zakup towaru lub usługi) powinien być odpowiednio udokumentowany na rachunku bankowym

• Wn – Koszt operacyjny (np. usługi obce, towary)
• Ma – Zobowiązanie wobec dostawcy

1. 2) Zaksięgowanie zapłaty z konta prywatnego:

• Wn – Zobowiązanie wobec dostawcy (zamknięcie zobowiązania) powinno być zrealizowane zgodnie z wynikającą z niego płatnością.
• Ma – Zobowiązanie wobec osoby prywatnej (członka zarządu)

Zwrot środków powinien nastąpić przelewem z konta firmowego z odpowiednim opisem w dokumentacji na konto prezesa.