Pytanie: Organizacja 24 marca 2025 r. otrzymała fakturę zaliczkową w euro na kwotę 220.000. 7 kwietnia 2025 r. faktura została opłacona. Czy rozliczenie dostawcy powoduje różnice kursowe (podatkowe/bilansowe)? Faktura końcowa została wystawiona 21 lipca 2025 r. Jak rozliczyć dostawcę i jak zaksięgować różnice między datą 24 marca a 7 kwietnia i 21 lipca?

Odpowiedź: Poniżej przedstawiam schemat właściwego postępowania:

1. Faktura zaliczkowa (FVZ) – 24 marca 2025 r.

Wystawiona na kwotę EUR 220.000.

W księgach rachunkowych faktura powinna zostać ujęta w dniu wystawienia, przeliczając po kursie NBP z dnia poprzedniego (czyli z 23 marca 2025 r.).

Powstaje zobowiązanie wobec dostawcy w PLN.

Rozliczenie różnic kursowych przy zapłacie zaliczki

Zgodnie z ustawą o VAT i ustawą o rachunkowości, fakturę zaliczkową przeliczamy po kursie NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie, czyli w opisanym przypadku będzie to 23 marca 2025 r. (kurs A NBP).

Księgowanie będzie przebiegać następująco:

Wn konto 300 Rozliczenie zakupu (np. konto 249)
Ma konto 210 Zobowiązania wobec dostawcy.

2. Zapłata zaliczki – 7 kwietnia 2025 r.

Organizaja dokonuje zapłaty w EUR.

W księgach do ujęcia rozchód środków pieniężnych po kursie faktycznym (np. z banku).

Powstaje różnica kursowa między wartością zobowiązania z 24 marca a wartością faktycznej zapłaty z 7 kwietnia.

Księgowanie zapłaty będzie przebiegać następująco:

Wn konto 210 Zobowiązania wobec dostawcy
Ma konto 130 Rachunek bankowy.

Ponadto powinno dojść do porównania wartości w zł z księgowania faktury i zapłaty – różnica to różnica kursowa, którą można zaksięgować w następujący sposób:

Dodatnia różnica kursowa (przychód):

Wn konto 210 Rozrachunki z dostawcami
Ma konto 750 Przychody finansowe

Ujemna różnica kursowa (koszt):

Wn konto 751 Koszty finansowe
Ma konto 210 Rozrachunki z dostawcami.

Faktura końcowa a rozliczenie zaliczki

3. Faktura końcowa – 21 lipca 2025 r.

Wystawiona na pełną wartość dostawy/usługi, pomniejszoną o zaliczkę.

W księgach powinna zostać ujęta po kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie (czyli z 20 lipca 2025 r.).

Jeśli wartość faktury końcowej jest na tę samą kwotę co zaliczka, to nie powstaje nowe zobowiązanie – tylko rozliczenie zaliczki.

Rozliczenie zaliczki:

Wn konto 210 Rozrachunki z dostawcami
Ma konto 300 Rozliczenia zakupu (lub 249).

4. Rozliczamy dostawę

W momencie otrzymania faktury końcowej:

Rozlicza się zaliczkę (czyli zmniejsza zobowiązanie).

Ujmujemy ewentualne różnice kursowe między wartością zaliczki z dnia FVZ a wartością rozliczenia z dnia FV końcowej.

Kiedy powstają podatkowe i bilansowe różnice kursowe

Jeśli wartość zaliczki w złotówkach z dnia FVZ różni się od wartości tej samej zaliczki przeliczonej po kursie z dnia FV końcowej, to powstaną bilansowe różnice kursowe.

Podatkowe różnice kursowe powstały przy zapłacie – czyli między FVZ a datą faktycznej zapłaty (7 kwietnia).

Podstawa prawna:

art. 15a ust. 1 – ust.3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.),
art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Autor: Monika Czekała

Doradca podatkowy nr wpisu 14485, księgowa z kilkunastoletnim doświadczeniem, posiada Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 66987/2014, biegły sądowy z zakresu finansów i rachunkowości, Księgowy Roku 2017 Województwa Śląskiego, oraz finalistka innych konkursów wiedzy podatkowej i księgowej o zasięgu ogólnopolskim, takich jak Moneta Aurea 2009, Lider Księgowości 2012, Księgowy Roku. Jest właścicielką biura rachunkowego Metis Finanse Sp. z o.o.