Pytanie: Jak w księgach rachunkowych ująć kradzież towarów handlowych, która została stwierdzona podczas inwentaryzacji? Sprawa została zgłoszona na policję, zamieszani są w nią pracownicy. Czy musimy posiadać z policji jakiś dokument, który należy załączyć do księgowania?

Odpowiedź: Należy udokumentować dochowanie należytej staranności, niekoniecznie dokumentem z policji.

Zgodnie z regulacjami ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę powyższe, jeżeli podatnik zachowuje zasady staranności, ostrożności, to nawet ewentualne straty, niewynikające z zaniedbań podatnika, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu oraz wciąż mogą stanowić podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Podsumowując, straty w towarach, np. z kradzieży, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli nie powstały na skutek niestaranności czy zaniedbania, oraz zostaną właściwie udokumentowane.

W przypadku kradzieży dokument z policji jest możliwym, ale niejedynym możliwym dokumentem koniecznym do dokumentacji. Na przykład kradzież może być także udokumentowana nagraniami monitoringu, protokołem z zeznaniami sprawców, dokumentacją wypłaty odszkodowania. Z kolei w takich sytuacjach, pod kątem staranności, weryfikowane jest, czy spółka posiadała należyte zabezpieczenia przed kradzieżą, takie jak monitoring, ochrona, odpowiednie regulaminy.

Jeśli chodzi o ujęcie księgowe strat w towarach handlowych wynikających z kradzieży, może ona wyglądać następująco:

Wn 760 Pozostałe koszty operacyjne,

Ma 330 Towary handlowe.

Podstawa prawna:

art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.),

art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.).

Autor: Monika Czekała

Doradca podatkowy nr wpisu 14485, księgowa z kilkunastoletnim doświadczeniem, posiada Certyfikat Księgowy Ministerstwa Finansów nr 66987/2014, biegły sądowy z zakresu finansów i rachunkowości, Księgowy Roku 2017 Województwa Śląskiego, oraz finalistka innych konkursów wiedzy podatkowej i księgowej o zasięgu ogólnopolskim, takich jak Moneta Aurea 2009, Lider Księgowości 2012, Księgowy Roku. Jest właścicielką biura rachunkowego Metis Finanse Sp. z o.o.